Al sinds tijden werk ik met een repetitieschema voor al mijn koren. Toen ik er net mee begon werkte ik alles uit in Word en stuurde ik een PDF op naar alle leden. Het grote nadeel hieraan is dat je bij een wijziging weer een PDF moet sturen. Op een gegeven moment weet je niet meer welke de juiste is.
Natuurlijk is dit enorm makkelijk te ondervangen door met versie-nummers te gaan werken. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘Repetitieschema oktober – november – december versie 5’. Het kan natuurlijk gewoon werken, maar je raakt ook als lid wel eens de tel kwijt met als gevolg dat het schema geen enkel nut meer heeft omdat de helft het oude schema nog aanhoudt.
Wensenlijstje
Ik ben nu al een hele tijd op zoek naar de perfecte manier om een repetitieschema bij te houden. Daarbij heb ik een aantal wensen:
- Het moet een centraal punt zijn waar iedereen altijd het juiste schema kan vinden
- Ik wil niet elke keer een nieuwe PDF hoeven maken
- De mogelijkheid om ook de link naar de oefenbestanden achter de titels te kunnen vermelden
Ja, ik geef het toe: ik ben erg lui aangelegd. Ik heb het liever over ‘effectief’, maar goed, iedereen zijn of haar visie hierop. 😉
Repetitieschema In Google Drive
Een oplossing om dit allemaal te hebben is Google Drive! Het is gratis en werkt net als Microsoft Office. Ik maak hierin een Google Spreadsheet (Microsoft’s equivalent heet Excel) en zorg ervoor dat alles erin komt te staan.
In kolom A komen de repetitiedata te staan. Ook de data van extra repetities en concerten en overige optredens staan hierin vermeld.
De kolommen B en verder zijn genummerd. Tijdens repetities heb ik maximaal 4 nummers die ik inplan in het schema dus gebruik ik alleen de kolommen B t/m E. Zijn we bezig voor een concert en de concertdatum begint te naderen, dan kan het zijn dat er meer nummers gezongen gaan worden. Ik zet dan vaak meerdere titels in 1 hokje óf ik gebruik termen als ‘voor de pauze’, ‘na de pauze’ en ‘complete programma’.
Voor zover het eigenlijke schema. Wat je nu kunt doen is voor elk optreden een tabblad onderaan de pagina creëren.
Hierop kun je de setlist noteren met daarachter de link naar oefenbestanden. Dit laatste is erg prettig wanneer je werkt met een ledensite of iets dergelijks.
En Nu De Magie
Dit was nogal voor de hand liggend, maar nu de magie!
In de rechter bovenhoek staat de blauwe knop ‘delen’. 
Door hierop te klikken opent er een venster. Je hebt hier de mogelijkheid om de deelbare link op te halen.
Deze link stuur je naar je koor of groep en tadaa! Iedereen kan op elk moment op deze link klikken en het repetitieschema zien. Wanneer je wijzigingen doorvoert in je repetitieschema zullen die real-time te zien zijn voor iedereen die online is.
Het is een geweldig systeem en ik hoef nooit meer PDF’jes rond te sturen. En werk je met een ledensite, dan kun je de link ook daar in zetten. Dan kan iedereen altijd bij de link en naar het schema.
Je kunt dus altijd en real-time je repetitieschema up-to-date houden! 😀 Erg prettig voor iedereen!
Ik heb nu gedeeld hoe ik mijn repetitieschema’s in elkaar zet en ben wel erg benieuwd naar de manier waarop jij werkt. Gebruik jij hetzelfde systeem of doe je het helemaal anders? Laat het me weten in een reactie hieronder.
Hoi Rogier, ik maak iedere week nog een ‘nieuwe’ lijst, maar start vandaag met jouw idee!!! Lijkt me veelbelovend en overzichtelijker. Leuk dat je 27 september in mijn stad bent. Probeer wat vrij te maken in mijn agenda om er bij te zijn (zonder koor…). Groet Joep van Vugt ‘s-Hertogenbosch